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Vorlage in Word erstellen
Schritt 1
Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren Kaufvertrag bzw. Ihre Vorlage (Template) in Word vorbereiten und die Verweisfelder hinzufügen, die auf der Plattform stehen.
Sie können die festen Werte des Vertrags, wie z. B. den Verkäufer, als festen Wert in das Dokument aufnehmen. Sie können aber auch andere bereits bekannte Werte auswählen.
Für die variablen Werte, die von der Plattform benötigt werden, verwenden wir sogenannte Verweisfelder. Im Vertrag können Sie sehen, dass wir den Verweis {Vorname} an der Stelle verwenden, an der der Vorname des Käufers erscheinen soll. Das bedeutet, dass das System später den Vornamen des Käufers an diese Stelle setzen wird. Das Gleiche gilt für die anderen Werte, wie Nachname, Adresse usw.
Mögliche Verweisfelder
Sie finden alle Verweisfelder, die Sie nutzen können in der Registerkarte "Ergänzende Daten Vertrag" unter der Baunummer. Hier sehen Sie auch, ob die Felder schon ausgefüllt sind. Die Felder sind leer? Dann müssen Sie diese erst mit den erforderlichen Daten füllen. Das geht entweder manuell je Baunummer, oder aber Sie importieren diese Daten.
Freie Felder
In dieser Registerkarte sehen Sie auch, dass Sie diverse freie Felder hinzufügen können, wenn Sie beispielsweise einen bestimmten Text an einer bestimmten Stelle im Vertrag haben möchten. Sie erstellen ein freies Feld, indem Sie auf den grauen Button klicken. Das Feld erhält dann den Namen "Feld 1". Sie können den Text dann dahinter setzen. Klicken Sie anschließend auf "Speichern". Sie können diesen Text dann an jeder gewünschten Stelle in Ihrer Word-Datei erscheinen lassen, in dem Sie die Verweisung {freies_Feld_1} verwenden. An der Stelle erscheint dann der Text, den Sie für diese Baunummer eingegeben haben. So können Sie können für diese spezifische Baunummer bis zu 10 freier Felder erstellen.
Verfügbare Felder Käufer
Wenn Sie in dieser Registerkarte nach unten scrollen, erscheint die "Übersicht über verfügbare Felder". Hier finden Sie die vom Käufer eingegebenen Daten, die mit dieser Baunummer verknüpft sind. Alle Daten, die bekannt sind, sind eingegeben. Ein Feld ist leer? Dann können Sie dieses Feld bei den Daten in der Kundenkarte ausfüllen.
Sie haben Ihrem Vertrag alle Verweisfelder hinzugefügt? Speichern Sie das Word-Dokument dann in Ihrem Computer. Dann geht es zu Schritt 2.
Vertrag hinzufügen
Schritt 2
Sie können einen Vertrag hinzufügen, indem Sie auf den grünen Button klicken und sehen dann nebenstehenden Bildschirm. Geben Sie diesem Vertrag einen Namen und wählen Sie im Feld darunter die Word-Datei mit den Verweisfeldern, die Sie soeben erstellt haben. Klicken Sie anschließend auf "Speichern".
Verpflichtete Bestandteile des Vertrags
Wenn Sie den Vertrag gespeichert haben, sehen Sie darunter eine Übersicht über alle Verweisfelder, die Sie auswählen können. In diesem Bereich können Sie ein Häkchen vor die Verweisfelder setzen, die Sie auf jeden Fall ausgefüllt haben möchten, bevor ein Vertrag je Baunummer erstellt werden kann. Wenn die Felder gefüllt sind, sehen Sie ein Häkchen in der Spalte "Daten vollständig" hinter der Baunummer. Das bedeutet, dass Sie einen Vertragsentwurf erstellen können!
Vertragsentwurf erstellen
Schritt 3
Wenn Sie die Vertragsvorlage zu "Verträge" hinzugefügt haben, können Sie damit anfangen, den Vertragsentwurf zu erstellen. Das geht auf zwei Arten:
- für mehrere Baunummern gleichzeitig
- für jede Baunummer einzeln
Wir erläutern zunächst, wie Sie dies bei mehreren Baunummern gleichzeitig tun können.
Gehen Sie auf Baunummern/Alle und wählen die Baunummern aus, für die Sie einen Vertragsentwurf erstellen möchten.
Tipp: In der Spalte "Vollständig" sehen Sie ein Häkchen, wenn die minimal erforderlichen Daten ausgefüllt sind, wie im vorigen Schritt angegeben.
Wenn Sie die Baunummern ausgewählt haben (max. 5 bis 8 je x), erscheint der Aktionsbalken auf dem Bildschirm. Hier sehen Sie zudem ein Feld "Verträge". Wenn Sie darauf klicken, erscheinen alle Vorlagen, die Sie bei "Verträge" hochgeladen haben. Klicken Sie auf den Vertrag, den Sie für diese Baunummer nutzen möchten und bestätigen dies. Dann wird der Vertrag erstellt. Wenn dieser fertig ist, erscheint in der Spalte "Vertragsentwurf" ein Häkchen, das angibt, dass ein Vertragsentwurf erstellt wurde.
Vertragsentwurf je Baunummer
Die andere Option ist, für jede Baunummer einen Vertrag zu erstellen. Das ist praktisch, wenn Sie erst sicher sein möchten, dass alle Daten vollständig sind. Gehen Sie in dem Fall auf die betreffende Baunummer und klicken auf die Registerkarte "Ergänzende Daten Vertrag". Hier können Sie sehen, ob alle Felder, die Sie nutzen möchten, ausgefüllt wurden. Wenn nicht, müssen Sie diese erst noch ausfüllen.
Wichtig: Das geht nicht mehr im Nachhinein! Wenn Sie einmal einen Vertragsentwurf erstellen haben, werden die fehlenden Felder nicht später hinzugefügt, wenn sie dann ausgefüllt worden sind.
Alles ist vollständig? Gehen Sie dann auf die rechts stehende Registerkarte mit dem Namen "Verträge". Klicken Sie auf "Verträge hinzufügen". Dann sehen Sie nebenstehende Abbildung.
Geben Sie bei "Name" dem Kaufvertrag den gewünschten Namen, z. B. Kaufvertrag Baunummer 10. Bei der Frage "Aus der Vorlage generieren" klicken Sie auf "Ja". Sie können in diesem Fall aus allen Vorlagen, die Sie bei "Verträge" hochgeladen haben, auswählen. Der Status ist automatisch zunächst "Entwurf". Sie können dann einen Kollegen, der ebenfalls Zugang zu diesem Projekt hat, darüber informieren. Dann erhält der Kollege eine Mail mit der Mitteilung, dass ein Vertragsentwurf zur Prüfung bereitsteht.
Vertragsentwurf ansehen
Schritt 4
Der Entwurf, den Sie soeben erstellt haben, steht jetzt bei "Verträge". Klicken Sie auf das Stiftsymbol hinter dem Vertrag, um diesen anzusehen. Sie sehen dann folgende Daten:
- Name: (Name des Vertrags)
- Status: (in diesem Fall "Entwurf"). Sie können den Status hier ändern, nachdem Sie das Dokument kontrollierte haben. Wenn Sie auf diesen Balken klicken, erscheinen die anderen Status, aus denen Sie auswählen können.
- Informieren: Hier können Sie Kollegen auswählen, die Sie darüber informieren möchten.
- Datei: Hier sehen Sie die Word-Datei mit den ausgefüllten Feldern. Sie können jetzt in dieser Datei alle Daten kontrollieren. Wenn Sie feststellen, dass Daten nicht stimmen, können Sie diese Datei als Word-Datei runterladen.
- Datei bearbeiten: Falls nicht alles korrekt ist, können Sie die neue Word-Datei in dieses Feld hochladen. Dann wird die fehlerhafte Datei mit der soeben hochgeladenen Word-Datei überschrieben.
- Bemerkungen hinzufügen: Hier können Sie Bemerkungen hinzufügen, die für den Käufer bestimmt sind.
- Fortschritt: Hier können Sie genau sehen, wer was wann gemacht hat.
Übersicht Verträge
In der Maklerübersicht sehen Sie für jede Baunummer, ob schon ein Vertrag erstellt wurde und welchen Status der Vertrag hat.
Wenn alle betroffenen Personen den Vertrag gelesen haben und dessen Status auf "Definitiv" gesetzt wurde, kann der Vertrag unterzeichnet werden.
Tipp
Wussten Sie schon, dass Sie auch andere vertragsrelevante Dokumente zu dieser Baunummer hochladen und mit Kollegen teilen können?
Gehen Sie dafür auf die Registerkarte "Verträge" der betreffenden Baunummer. Klicken Sie dort auf "Nein" bei der Frage "Aus einer Vorlage generieren". Laden Sie dann die Datei hoch. So haben Sie alle vertragsrelevanten Dokumente dieser Baunummer an einer Stelle und können die Dokumente auch mit Kollegen teilen und besprechen.